Положение по отделам
Аналитика | Документы | Должностные обязанности | Справочники | Должностные инструкции | Положение по отделам | Словарь терминов
Положение об отделе документационного и информационного обеспечения
Положение об отделе документационного и информационного обеспечения I. Общие положения 1. Отдел документационного и информационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия. 2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. 3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия. 4. Отдел документационного и информационного обеспечения возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия. 5. Начальник отдела документационного и информационного обеспечения имеет _______ заместителя(ей). 6. Обязанности заместителя (ей) (определяются; распределяются) начальником отдела документационного и информационного обеспечения. 7. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе отдела, другие работники назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения. 8. В своей деятельности отдел документационного и информационного обеспечения руководствуется: 8.1. Уставом предприятия. 8.2. Настоящим положением. 8.3. ... 9. ... II. Структура 1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда) 2. Отдел документационного и информационного обеспечения имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме. Отдел документационного и информационного обеспечения Секретариат Канцелярия Бюро (сектор, группа) внедрения технических средств Архив 3. Положения о подразделениях отдела документационного и информационного обеспечения (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится (руководителями бюро, секторов, групп; заместителем(ями) начальника отдела) 4. ... III. Задачи 1. Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности предприятия. 2. Информатизация подразделений предприятия. 3. Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях предприятия. 4. Совершенствование информационного и документационного обеспечения на предприятии на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов. 5. Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями предприятия, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи. 6. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в деятельности предприятия. 7. ... IV. Функции 1. Разработка и реализация концепции информатизации (за исключением правовой) подразделений предприятия. 2. Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях предприятия. 3. Создание и сопровождение справочно-информационного фонда предприятия. 4. Ведение делопроизводства. 5. Внедрение и совершенствование автоматизированной системы "Делопроизводство", сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных. 6. Формирование сводной номенклатуры дел предприятия. 7. Оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений руководства предприятия. 8. Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов. 9. Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов. 10. Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции. 11. Обеспечение подразделений предприятия печатями и штампами. 12. Машинописное изготовление документов. 13. Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ. 14. Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники. 15. Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями. 16. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи. 17. Обеспечение оперативного прохождения на предприятии документов и служебной корреспонденции. 18. Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирование локальной вычислительной сети предприятия, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию. 19. Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота. 20. Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий. 21. Ведение и развитие программно-информационного фонда предприятия, в том числе лицензий и программ, приобретенных предприятием, отделом. 22. Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов. 23. Организационно-методическое руководство службами делопроизводства на предприятии (в структурных подразделениях). 24. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия. 25. Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий. 26. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. 27. Создание кабинетных библиотек предприятия. 28. Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям сотрудников подразделений. 29. Анализ печатных и электронных средств массовой информации. 30. Создание информационного банка данных, видео- и фонотеки по материалам СМИ. 31. Перевод с иностранных языков и на иностранные языки научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации, переписки с зарубежными организациями, материалов конференций, совещаний. 32. ... V. Права Отдел документационного и информационного обеспечения имеет право: 1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделений предприятия и докладывать руководству о результатах проверок. 2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимую для выполнения контрольных функций отдела. 3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях предприятия с нарушением инструкции по делопроизводству. 4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и ведения архива. 5. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов. 6. ... VI. Взаимоотношения (служебные связи) Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением отдел документационного и информационного обеспечения взаимодействует: 1. Со всеми подразделениями предприятия - по вопросам: - ведения делопроизводства; - организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений; - подготовки и представления документов; - передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации; - получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению; - информационного обеспечения деятельности предприятия; - ... 2. С (хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения) - по вопросам: - обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями; - обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.; - ... 3. Со службами АСУ по вопросам разработки и внедрения информационных технологий и применения средств вычислительной техники. 4. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 5. С (наименование структурного подразделения) - по вопросам: _______________________________________________________ получения ___________________________________________________________ предоставления ______________________________________________________ VII. Ответственность 1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела документационного и информационного обеспечения. 2. На начальника отдела документационного и информационного обеспечения возлагается персональная ответственность за: 2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению возложенных на него задач и функций. 2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями. 2.3. Сохранность принятых в работу документов. 2.4. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины. 2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности. 2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела. 2.7. Соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации сотрудниками отдела в служебных целях. 2.8. ... 3. Ответственность сотрудников отдела документационного и информационного обеспечения устанавливается их должностными инструкциями.
Похожие записи этой же категории
Другие статьи этой категории